Unterstützung einer großen deutschen Bank bei Marktdatenaudits und zur Strukturierung des Marktdatenbezugs

Der Auftrag

Eine bedeutende deutsche Bank beauftragte uns, sie mit unserem Fachwissen bei mehreren Audits und ihrem Marktdatenmanagement im Allgemeinen zu unterstützen. Diese Unterstützung bezog sich im Wesentlichen auf zwei Aspekte.

1. Die Begleitung der Audits durch die Bereitstellung von Informationen zur Prüfung der Forderungen der Auditoren, Plausibilisierung von Nutzungen und Erstellung von Marktdatenreports. Dazu Vorbereitung von Materialien, um die Angaben der Auditoren kritisch zu hinterfragen und das Audit-Volumen zu senken.
2. Die Sichtung und Einführung von Prozessen zum Marktdaten-Management und zur Unterstützung der Linien-Aufgaben. Unterstützung bei der Bereinigung der vorhandenen Marktdaten-Berechtigungen und bei den täglichen Aufgaben der Umsetzung des Marktdaten-Management. Beratung in Bezug auf sinnvolle Nutzungen von Lizenzen und Anpassungen von Datenbezügen mit dem Ziel, Kosten zu minimieren bei gleichzeitigem Bezug der für die normale Arbeit notwendigen Daten in den passenden Datenqualitäten.

Die Infrastruktur der Bank beinhaltet eine beträchtliche Anzahl an Systemen, mit deren Hilfe Marktdaten empfangen, verarbeitet und weiter verteilt werden können. Dementsprechend sind die Wege der Marktdaten und die zugehörigen Lizenzierungsanforderungen vergleichsweise kompliziert. Zusätzlich sind für die verschiedenen Marktdatenbezüge eine nicht unbeträchtliche Anzahl an Verträgen notwendig, die unterschiedliche Rechte für die Anwenderinnen und Anwender gewähren und die in Bezug auf korrekte Datennutzung beachtet werden müssen.

Unser Vorgehen

Zur Unterstützung der Audit-Verfahren und der zugehörigen organisatorischen und technischen Anpassungen in der Linie wurden in der Hauptsache folgende Dinge getan:

1. Audit

• Sichtung der Audit-Unterlagen
  • Erfassung und Prüfung der vom Auditor genannten Lizenz-Ansprüche
  • Ermittlungen zu den formulierten Lizenzverstößen und Abgleich mit abgeschlossenen oder abzuschließenden Verträgen
  • Formulierung notwendiger Maßnahmen zur Herstellung der Lizenzkonformität
• Erstellungen von Reports aus verschiedenen technischen Systemen zur Prüfung der aktuellen und historischen Marktdaten-Nutzungen.
• Vergleiche der tatsächlichen Nutzungen und Berechtigungsschaltungen mit den Informationen und Annahmen der Auditoren.
• Anpassungen in den Berechtigungssystemen zur Erreichung von Lizenz-Konformität.
• Dokumentationen zum Nachweis der Arbeiten für die Auditoren und zur Diskussion der zu zahlenden Entgelte.

In Audit-Prozessen ist immer wieder festzustellen, dass von den Auditoren Annahmen getroffen werden, die für den betrachteten Kunden zu negativ dargestellt sind. Zu solchen Annahmen gehören zu hohe Nutzerzahlen, zu umfangreich dargestellte Nutzungsbereiche und generell zu hoch angesetzte Entgelte.
Diese Anforderungen haben wir analysiert und auf sachliche Korrektheit geprüft.
Wo sich Differenzen ergaben, haben wir entsprechende Hinweise gegeben und die Korrektur dieser Ansprüche begleitet. Zusätzlich haben wir Anforderungen an Veränderungen in Bezug auf die Abstellung von Lizenzverstößen abgebildet und in technischen Systemen umgesetzt. Zur Dokumentation tatsächlicher Nutzungen im Vergleich angenommener Nutzungen haben wir entsprechende Reports erstellt und damit weitere Diskussionsgrundlagen zur Verhandlung niedrigerer Entgelte geschaffen.
Ziel ist jeweils die Schaffung von Lizenzkonformität bei gleichzeitiger Minimierung von Entgelt-Ansprüchen der Auditoren gewesen.

2. Linienarbeiten und Prozessunterstützung

• Umsetzung von Anpassung in den Berechtigungssystemen
  • Analyse vergebener Rechte und Prüfung vorhandener User, sinnvolle Restrukturierungen
  • Durchführung der Änderungen in den Systemen, Bereinigung um nicht mehr vorhandene Benutzer und nicht mehr benötigte Rechte, Neuanlage von Nutzern
• Vorschläge zur Anpassung von Prozessen bei Bestellung und Nutzung von Marktdaten
  • Überprüfung vorhandener Prozesse, Anpassungen und Ergänzungen bei Bedarf
  • Analyse fehlender Prozesse und Etablierung und Standardisierung neuer Prozesse
  • Unterstützung bei Nachfragen zu sinnvollen Verfahren
• Reporting
  • Erstellung von Reports zu Berechtigungen und Nutzungen für Marktdatenverantwortliche und Anwender
  • Anpassungen von Reports zur Befüllung von Drittsystemen
  • Erstellung von Reports und Informationen zur Abbildung der Anforderungen von Marktdatenlieferanten
• Begleitung von Lizenzverantwortlichen und Nutzerinnen und Nutzern
  • Kommunikation von Lizenzanforderungen und Erstellung erklärender Unterlagen
  • Diskussion von beabsichtigten Nutzungen und zugehörigen Vertragsnotwendigkeiten
  • Anfragen zur Lizenzierung und Freischaltung von Marktdaten bearbeiten

Vielfach sind Änderungen von Marktdatenanforderungen, Analysen zu Nutzungen oder standardisierte Prozesse zur Anforderungsumsetzung im Bereich Marktdatenmanagement eher informell strukturiert. Vieles basiert auf den individuellen Kenntnissen und auf informell kommunizierten Anforderungsübermittlungen. Dabei besteht ein Risiko, fehlerhafte Schaltungen oder nicht lizenzierte Nutzungen einzuräumen. Auch Aufräum- und Prüfprozesse sind nicht immer etabliert.
Durch die Unterstützung des normalen Betriebes haben wir Informationen gewonnen, wie dieser Betrieb sinnvollerweise zu unterstützen ist. Zusätzlich haben wir ergänzende Prozesse und Verfahren etabliert und auf Probleme mit aktuell durchgeführten Verfahren hingewiesen. Reports zu derzeit vorhandenen Berechtigungen und Überprüfungen dieser Berechtigungen durch Reporting der genutzten und ungenutzten Freischaltungen resultieren in der Deaktivierung kostenpflichtiger ungenutzter Lizenzzuordnungen.
Durch Kommunikation mit allen Beteiligten, Nutzern, Einkäufern und Marktdatenlieferanten haben wir die Informationsweiterleitung und das Verständnis für Rechten und Pflichten der Marktdatennutzung bei allen Beteiligten verbessert. Wir halfen dabei, offene Fragen und Unklarheiten bei der Marktdatennutzung zu klären und zu dokumentieren.

Ergebnisse

Im Bereich der Audits konnten wir für den Kunden eine signifikante Verringerung der zu leistenden Lizenzzahlungen erreichen. Zusätzlich haben wir die erkannten Fehlnutzungen abgestellt und damit Risiken für die Zukunft verringert. Durch die Analysen und Reports im Rahmen der Audits haben wir Möglichkeiten der Optimierung von Nutzungen gezeigt, die auch im normalen Betrieb zu verringerten Kosten und zur Etablierung von regelmäßigen Prüfungen führen. Mit unserer Unterstützung versetzten wir den Kunden in die Lage, seine Lizenzverpflichtungen besser zu erfüllen, die Lizenzen besser zu nutzen und Risiken der Falschnutzung zu minimieren. Gleichzeitig hinterfragten wir etablierte Prozesse der Marktdatenverwaltung und der täglichen Nutzung von Marktdaten.

Im Bereich der normalen Prozesse zur Verwaltung von Marktdatennutzungen haben wir zusätzliche Strukturierungen aufgebaut, auf Risiken bisher gelebter Verfahren hingewiesen und diese Risiken verringert. Wir haben Kosten abgebaut und Lizenzen auf besser geeignete Lizenztypen umgesetzt. als zusätzliche Informationsquelle für fachliche und technische Fragen und als Fachleute in direkter Zusammenarbeit bei den täglichen Arbeitsprozessen unterstützen wir den Kunden im Betrieb und bei der Verwaltung seiner Infrastrukturen.